A medida que tu flota crece en tamaño, incluso las tareas de gestión de flotas más simples pueden llevar mucho tiempo y resultar agotadoras para cualquier jefe de tráfico. Lo que puede ser manejable con uno o dos vehículos rápidamente se vuelve abrumador con la escala. 
Sin embargo, mantener adecuadamente tu flota y estar al tanto de cada detalle con procesos estructurados puede ahorrarte tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza. Con los procesos correctos implementados, un jefe de tráfico puede convertir una tarea exhaustiva en una máquina bien engrasada.
Independientemente del tamaño de la flota, estas cinco herramientas de gestión de flotas pueden ayudar a convertirte en un jefe de tráfico más eficiente y productivo.

Herramientas para un jefe de tráfico

Registros bien organizados

Mantener tus archivos e informes organizados en su sistema informático o archivador puede ayudarte a acceder rápidamente a todo lo que necesitas. Tener los vehículos de tu flota numerados uniformemente también ayuda a la presentación. Una de las mejores prácticas es utilizar los últimos cinco dígitos del VIN del vehículo. Dado que los fabricantes usan números de VIN para rastrear detalles específicos sobre cada vehículo, esto facilita la búsqueda de información sobre piezas y vehículos para un jefe de tráfico.

Notas de un vistazo

Coloca una pizarra de borrado en seco en tu oficina para ayudarte con referencias rápidas como qué vehículos están: en la tienda, en un concesionario, en la carretera, etc. La pizarra también se puede utilizar para hacer notas rápidas sobre un problema del vehículo que puede ver de un vistazo a lo largo del día.

Avisos de calendario

Establece un aviso de calendario en tu smartphone y ordenador (puedes usar Google Calendar de manera gratuita) antes del mantenimiento programado y para recordarte las renovaciones de registro, seguro e inspección. Esto asegurará que te mantengas proactivo en lugar de reactivo. El mantenimiento tardío, el registro, el seguro y la inspección pueden significar grandes costes y tarifas que no se describen en su presupuesto.

Línea de comunicación abierta entre jefe de tráfico y conductores

Después de capacitar a tus conductores para que estén atentos a los problemas del vehículo, es vital mantenerse en contacto con ellos a diario. Debe asegurarse de que se les transmitan información para mantener la flota en la carretera en lugar de en la tienda. Esto requiere una línea de comunicación abierta entre el jefe de tráfico y sus conductores. Ya sea a través de un registro diario por teléfono o un informe rápido por correo electrónico u otra herramienta, esa comunicación bidireccional es la clave para un proceso sin problemas.

Gestión de flotas / sistema de seguimiento por GPS

Hay un sinfín de razones para tener una gestión de flotas sólida y un sistema de seguimiento por GPS para su flota además de simplemente monitorear a los conductores. El software de gestión de flotas y la implementación de rastreo GPS te permitirá realizar un seguimiento de los hábitos de conducción, las compras de combustible y el ahorro de combustible, la ubicación del vehículo, el mantenimiento programado y las renovaciones (brindando más asistencia en muchos de los elementos mencionados anteriormente).

Busca una plataforma que te resulte intuitiva y esté diseñada para empresas de todos los tamaños para administrar de manera eficiente vehículos, conductores y autopartes a través de la web o desde cualquier dispositivo.